AI防災協議会 規約


第1章 総  則

(名称)
第1条 協議会は、AI防災協議会(以下「協議会」という。)と称する。

(目的)
第2条 協議会は、国、地方公共団体、研究機関、民間企業等の産官学が一丸となって、AIをはじめとする先端技術、SNSその他ITインフラを活用することによって、災害に対するレジリエンスを向上させ、防災・減災に係る課題解決を目指すことを目的とする。

(事業)
第3条 協議会は、前条に規定する目的を達成するため、次の各号に掲げる事業を行う。
(1) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に向けた課題解決に関する研究活動
(2) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に関するシステムの確立・管理
(3) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に関する訓練の計画・実施
(4) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に関する政策提言
(5) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に関する普及啓発活動
(6) AI技術やSNS等を活用した防災・減災に関する国内外の機関との連絡、調整及び協力
(7) 前各号に掲げるもののほか、前条に規定する目的を達成するために必要な事業

(機関)
第4条 協議会には、総会のほか、理事会、会計幹事及び事務局並びに必要に応じて部会を置く。

第2章 会  員

(会員)
第5条 協議会は、第2条に規定する目的に賛同し、災害対策に関する取組を行っている法人、研究機関、地方自治、非営利団体体等を会員とする。
2. 会員の種別は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法人会員    :  以下第2号~第5号に掲げる者を除く法人とする。
(2) 特別会員    :  協議会の活動の支援を行う意思のある、理事の推薦を得た研究機関とする。
(3) 自治体会員  :  協議会の活動の支援を行い、活動成果を活用する意思のある地方自治体とする。
(4) 有識者会員  :  本協議会の目的に賛同し、本協議会の活動を支援する意思を持ち災害や防災、AI・情報学 に関する専門的な見識を持ち、取組を計画もしくは実施した経験を持つ個人、またはその者の属する団体を対象とする。
(5) 地域防災会員:  協議会の目的に賛同し、地域の防災・減災に関する取組を行政と計画もしくは実施した経験を持つ非営利団体を対象とする。

(入会)
第6条 会員となることを希望する者は、所定の入会申込書を協議会に提出し、理事会での承認を得た後、誓約書の提出をもって、会員になることができる。
法人会員は上記に加え、理事会での審議の際に提案資料を用いたプレゼンテーションを実施する。

(退会)
第7条 会員は、1ヶ月以上前に事務局に対して申告をした上で、いつでも協議会を退会することができる。
2. 協議会は、会員が次の各号のいずれかに該当する場合、理事会の決議により当該会員を退会させることができる。
(1) 所定期間内に協議会が定める会費その他負担金を納めなかった場合。
(2) 第8条(反社会的勢力の排除)に該当する場合。
(3) その他協議会の趣旨にふさわしくないと合理的な理由をもって理事会が判断した場合。
(反社会的勢力の排除)

第8条 会員は、自己または自己の役員が、現在、暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から5年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者(以下これらを「暴力団員等」という。)に該当しないこと、および次の各号のいずれにも該当しないことを表明し、かつ将来にわたっても該当しないことを確約する。
(1) 暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること
(2) 暴力団員等が経営を実質的に関与していると認められる関係を有すること
(3) 自己、自社もしくは第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること
(4) 暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること
(5) 役員または経営を実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること
2.会員は、自らまたは第三者を利用して次の各号の一つにでも該当する行為を行わないことを確約する。
(1) 暴力的な要求行為
(2) 法的な責任を超えた不当な要求行為
(3) 取引に関して、脅迫的な言動をし、または暴力を用いる行為
(4) 風説を流布し、偽計を用いまたは威力を用いて相手方の信用を毀損し、または業務を妨害する行為
(5) その他前各号に準ずる行為
3.理事会は、会員が暴力団員等もしくは第1号各号のいずれかに該当し、もしくは前項各号の一つにでも該当する行為をし、または第1項に基づく表明・確約に関して虚偽の申告をしたことが判明した場合、当該会員に何ら催告することなく、退会させることができるものとする。
4.退会させられた当事者は、これによって自らに生じた損害について協議会に賠償を請求できず、また、協議会に生じた損害を賠償しなければならない。

(会費)
第9条 協議会は、その運営に必要な経費を賄うため、会員から会費を徴収する。会費等については、別途定める。

第3章 役  員

(役員)
第10条 協議会には次の役員を置く。
(1) 理事長:1名
(2) 常務理事:1名
(3) 理事:2名以上10名以内
(4) 会計監事:3名以内

(役員の選任等)
第11条 役員は、次の各号に掲げる方法で選任又は選定する。
(1) 理事は、理事の3分の2以上の承認を受け、総会の承認を得て選任する。
(2) 理事長及び常務理事は、理事会において理事の中から互選により選定する。
(3) 会計監事は、理事の過半数の承認を受けて選任する。
(4) 第1号~第3号の規定にかかわらず、協議会の設立時の役員は、協議会の設立時の法人会員及び特別会員の互選により選任する。

(役員の任期)
第12条 役員の任期は以下のとおりとする。
(1) 理事長、常務理事及び理事の任期は選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時総会の終結の時までとする。
(2) 会計監事の任期は選任後4年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時総会の終結の時までとする。
(3) 理事長、常務理事が任期途中で退任する場合は、退任を表明した理事会において理事の中から互選により選定し、次の定時総会までを任期とする。理事が任期途中で退任する場合は、退任を表明した理事会で受理し、後任がある場合は次回総会にて選任する。

(役員の職務)
第13条 理事長は、会務を総理し、協議会を代表する。
2. 常務理事は、理事長を補佐し、理事長に事故又は支障があるときは、その職務を代行し、理事長が欠けたときはその職務を行う。
3. 会計監事は、協議会の業務執行及び財産の状況を監査する。また、監査により不正な事実を発見したときはこれを総会に報告する。

(役員の報酬)
第14条 役員はいずれも無報酬とする。

(顧問)
第15条 協議会に顧問を置くことができる。
2. 顧問は理事長が指名する。
3. 顧問は、協議会の運営に関して必要な助言を行う。

第4章 総  会

(総会の権限)
第16条 総会は、会員をもって構成し、次の各号に掲げる事項を含む、協議会の組織、運営、管理その他一切の事項について決定することができる。
(1) 役員の選出
(2) 本規約の改定
(3) 事業計画及び事業報告の承認
(4) 予算及び決算の承認
(5) その他協議会の運営上重要な事項

(総会の開催及び招集)
第17条 定時総会は、原則として年1回開催する。また、理事会又は法人会員の3分の1以上の者から請求がなされた場合、速やかに臨時総会を開催する。なお、会員は、情報機器を利用して、遠隔地から総会に出席することができる。
2. 総会は理事長が招集する。理事長に事故又は支障があるときは、理事長の指名した役員又は事務局長がこれを行う。

(総会の議長)
第18条 総会の議長は理事長がこれに当たる。理事長に事故又は支障があるときは、理事長の指名した役員又は事務局長がこれを行う。

(議決権の数)
第19条 会員は、総会において各自1個の議決権を有する。

(総会の決議の方法)
第20条 総会の決議は、別途の定めがある場合を除き、法人会員及び特別会員の過半数が出席し、出席した会員(自治体会員を含む。)の過半数をもって行う。
2. 会員は、代理人によってその議決権を行使することができる。この場合、当該会員又はその代理人は、郵送、電子メール、SNS等の手段により代理権を証明する書面を総会に提出する。

(総会の議事録)
第21条 総会の議事については、議事録に記載又は記録する。事務局は、これを速やかに作成し、全ての会員に対して報告する。

第5章 理 事 会

(理事会の権限等)
第22条 理事会は、すべての理事(理事長及び常務理事を含む。)で組織する。
2. 理事会は、次の各号に掲げる職務を行う。
(1) 協議会の業務執行の決定
(2) 理事長及び常務理事の職務の執行の監督
(3) 理事長及び常務理事の選定
3. 理事会は、次の各号に掲げる業務執行の決定を理事長、又は常務理事に委任することができない。
(1) 各年度の事業計画案及び事業報告案の決定
(2) 各年度の予算案及び決算案の決定
(3) 会員の入会の承認及び退会の決定

(理事会の開催及び召集)
第23条 定時理事会は、原則として月1回開催する。また、必要に応じて、臨時理事会を開催する。なお、理事は、情報機器を利用して、遠隔地から理事会に出席することができる。
2. 理事会は理事長または理事の1/3以上の合意をもって招集される。理事長に事故又は支障があるときは、理事長の指名した役員又は事務局長がこれを行う。

(理事会の議長)
第24条 理事会の議長は理事長がこれに当たる。理事長に事故又は支障があるときは、理事長の指名した役員又は事務局長がこれを行う。

(理事会の決議の方法)
第25条 理事会の決議は、別途の定めがある場合を除き、理事の半数以上が出席し、出席した理事の過半数をもって行う。
2. 理事は、代理人によってその議決権を行使することができる。この場合、当該理事又はその代理人は、郵送、電子メール、SNS等の手段により理事会に報告する。

(電子メール、SNS等を利用した理事会の決議)
第26条 前条の定めにかかわらず、理事会は、別途作成されるメーリングリスト宛ての電子メール、SNSのトークルーム等において、審議し、決議を行うことができる。
2. 前項の決議は、議長が投票期間(1週間以内とする。)及び議事を明示した上で投票開始宣言を行い、理事の過半数の賛成をもって行う。

第6章 部会、事務局等

(部会の設置及び構成等)
第27条 理事会は、協議会の事業を円滑に推進するため、必要に応じて部会を置くことができる。
2. 部会は、理事、法人会員、特別会員、有識者会員、自治体会員及び地域防災会員並びに次項に規定する主査が参加を承認した第三者によって構成される。
3. 部会には主査を置く。主査は、理事、法人会員に所属する者又は特別会員に所属する者のうち、理事会が指名するものとする。
4. 部会の構成員、運営方法等は、主査が定めるところによる。

(公共組織との連携)
第28条 理事長又は主査は、第2条に規定する協議会の目的を達成するため連携する必要のある内閣官房、内閣府、総務省、文部科学省、厚生労働省、経済産業省、国土交通省その他公共目的の活動を行う組織に対し、オブザーバーとして、理事会、総会又は部会への参加を求めることができる。

(事務局の権限等)
第29条 事務局は、協議会の事務処理を行う。
2.事務局及び事務局長は理事長が選任する。
3.事務局長が任期中に退任する場合は、退任を表明した理事会の、次の理事会までに理事長が別の事務局長を選任する。
4.事務局は事務局長が統括する。

第7章 計  算

(事業年度)
第30条 協議会の事業年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。

(事業計画及び予算)
第31条 協議会の事業計画及び予算は、毎事業年度開始前に理事長が作成し、理事会の決議を経て、総会の承認を得なければならない。これを変更する場合も同様とする。

(事業報告及び決算)
第32条 理事長は、事業年度終了後3ヶ月以内に事業報告及び決算書類を作成し、理事会の決議を経て、総会の承認を得なければならない。

第8章 その他

(最初の事業年度)
第33条 協議会の最初の事業年度は、協議会の設立の日から2020年3月31日までとする。

附 則
本規約は、2019年6月18日から施行する。
附 則
2021年5月28日規約の追加および変更、施行
変更 第5条 入会規定に災害関連取組追記
変更 第6条 入会手続きの詳細追記
変更 第8条 反社会勢力の詳細追記
変更 第10条、13条、17条、18条、22条、23条、24条 副理事長に関する条項を削除
変更 第27条 部会参加者について
追加 第5条 地域防災会員の項目
追加 第12条 役員退任についての項目追加
追加 第29条 事務局と事務局長の選任に関する条項追加
変更 年会費に関する細則 2 項 年会費の⽀払期⽇について


年会費に関する細則

AI防災協議会の年会費は次のとおりとする。
1. 年会費は次のとおりとする。
法人会員   :10万円
特別会員   :無料
自治体会員  :無料
有識者会員  :無料
地域防災会員 :無料
2. 会員は、原則毎年7月末日までに、協議会に対し、前項の年会費を、自らの会員種別に応じて、協議会が別途指定する銀行口座に振り込む方法により支払うものとする。
3. 会員は、事業年度途中に協議会に入会した場合であっても、第1項に規定する年会費全額を支払うものとする。
4. 協議会は、会員が事業年度途中に退会した場合、当該会員に対して既に納入した年会費の返還は行わないこととする。また、会員は、毎年3月31日に退会の申告を行った場合、当該申告日の属する事業年度の翌事業年度に退会することとなっても、当該事業年度に係る年会費を支払う必要はない。